Protocollen

Er bestaan diverse Protocollen binnen Stichting Estinea. Hieronder zal ik er een paar opnoemen. Ook zal ik onderstaand 1 protocol uitwerken, c.q. samenvatten. Indien protocollen worden aangepast of als er nieuwe protocollen zijn opgesteld krijgen we hiervan bericht, via mail, van het Bedrijfsburo. Een collega die hiervoor verantwoordelijk is, stelt alle andere collega's hiervan op de hoogte tijdens het werkoverleg. Ze vat in het kort samen wat het nieuwe protocol inhoudt en vertelt ons wat de wijzigingen in een bestaand protocol zijn. Alle protocollen staan op Intranet. Enige protocollen zijn:

- Decubitus

- Medicatie

- Douchen en baden

- Legionella

- Huisregels

- Ontruimingsplan

- Zweedse Band

- Ziekte en Overlijden

Protocol Huisregels

Doel:

Binnen een Bopz-aangemerkte locatie is het verplicht om huisregels op schrift te hebben. De Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet bopz) beschermt de rechten van patiënten bij gedwongen opname.

Voor wie is de Wet BOPZ

De Wet BOPZ is bedoeld voor:

gedwongen opnamen en behandelingen in de psychiatrie;

de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking;

de psychogeriatrie (ouderenzorg voor mensen met dementie).

De wet geldt niet voor mensen die zich vrijwillig laten opnemen.

Doel Wet BOPZ

Een belangrijk doel van de wet is burgers die hiermee geconfronteerd worden, rechtsbescherming te bieden. In de praktijk blijkt dat de Wet BOPZ onvoldoende rechtsbescherming biedt aan mensen met een verstandelijke beperking of met dementie. Voor deze groepen is een aparte wet in voorbereiding. Hiervoor is het wetsvoorstel zorg en dwang psychogeriatrische en verstandelijk gehandicapte cliënten (kamerstuknummer 31996) op 30 juni 2009 ingediend bij de Tweede Kamer.

Daarnaast wordt gewerkt aan de vervanging van de Wet BOPZ door een nieuwe wet die zich alleen richt op de sector geestelijke gezondheidszorg. Hiervoor is het wetsvoorstel verplichte geestelijke gezondheidszorg (kamerstuknummer 32399) op 10 juni 2010 ingediend bij de Tweede Kamer.

Instellingen Wet BOPZ

De Wet BOPZ geldt alleen voor instellingen die daarvoor een vergunning hebben gekregen van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het kan gaan om een psychiatrisch ziekenhuis, een instelling voor mensen met een verstandelijke handicap, een verpleeghuis of een verzorgingshuis.

Algemene opmerking:

Estinea wil zo min mogelijk vastleggen in huisregels en zoveel mogelijk in individuele afspraken in een ondersteuningsplan. Huisregels mogen de vrijheid van bewoners zo min mogelijk beperken!

Uitgangspunten:

- Huisregels gelden voor alle cliënten (zowel vrijwillig als onvrijwillig opgenomen). Individuele regels worden vermeld in het ondersteuningsplan en worden nooit opgenomen in de huisregels.

- Het beperken van fundamentele rechten mag niet in de huisregels worden opgenomen.

- Huisregels mogen geen sancties bevatten.

- Huisregels staan op papier. Voor cliënten die niet kunnen lezen kunnen bijvoorbeeld pictogrammen gemaakt worden.

- Nieuwe cliënten en/of zijn (wettelijk) vertegenwoordiger worden zo spoedig mogelijk voor de opname schriftelijk van de huisregels op de hoogte gesteld. Deze huisregels worden mondeling toegelicht en zijn te vinden op een vaste plaats in ieder huis.

- Huisregels bevatten altijd het adres van de wettelijk verplichte klachtencommissie van de instelling.

- Er is door de VGN een verdeling gemaakt over wat wel en niet in de Huisregels mag. Zie onderstaand schema. (VGN publicatienummer 705.146 september 2005).

Onderwerpen die wel in de huisregels mogen voorkomen zijn:

- Slaap- en rusttijden

- Etenstijden

- Post

- Bezoektijden

- Telefoneren

- Privé bezittingen

- Roken

- Alcohol

- Drugs en andere verdovende middelen

- Fotograferen, video en film

- Handelen, ruilen, lenen

Onderwerpen die niet in de huisregels mogen voorkomen zijn:

- Regels over gedrag

- Sancties in het algemeen en sancties op het niet naleven van de huisregels

- Beperkingen in bewegingsvrijheid, telefoonverkeer, postverkeer, ontvangen van bezoek

- Persoonlijke verzorging

- Gevaarlijke voorwerpen

- Verlof en ontslag

- Inhouden van en deelname aan behandeling en activiteiten

- Medicijngebruik

- Middelen en Maatregelen

- Urinetesten

- Seksualiteit

- Financiën, aansprakelijkheid en verzekeringen.

Het VGN document “Handreiking Huisregels” biedt aanvullende informatie over het wel/niet opstellen van huisregels.

(VGN = Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland).

Estinea gaat ervan uit dat er geen huisregels zijn. Indien huisregels gewenst zijn, stellen cliënten en medewerkers de huisregels samen op en evalueren ze minimaal één keer per jaar. Hierdoor kunnen cliënten zelf aangeven op welke wijze zij met elkaar willen leven en werken met het oog op de ordelijke gang van zaken binnen de locatie. Er moeten niet meer regels worden opgesteld dan noodzakelijk. Dit betekent dat slechts die onderwerpen worden opgenomen die op de situatie in een voorziening van toepassing is.

Werkwijze:

Indien huisregels gewenst zijn, stellen cliënten en medewerkers de huisregels samen op en evalueren deze gezamenlijk om het halfjaar. De huisregels worden getoetst door taakgroep cliënten en vervolgens geparafeerd door de manager. De huisregels worden op een zichtbare plek opgehangen in een vastgesteld format.

Risico’s:

Let op! Huisregels mogen de vrijheid zo min mogelijk beperken! Risico is dat er te veel vastgelegd word in de huisregels.

Huisregels Piet Hein

1.       Alle afspraken worden gemaakt in overleg met de cliënten. In overleg kan er altijd afgeweken worden

2. Vanaf 17.30 uur kan de warme maaltijd gebruikt worden in de gez. ruimte. In het weekend om 12.30 uur.

Tijdens het werkoverleg van 9 januari 2012 zijn de huisregels geëvalueerd. Er zijn geen wijzigingen in gekomen. Wel is afgesproken dat de huisregels door elke p.b.-er aan zijn of haar cliënt nog een keer worden uitgelegd.

Huisregels zijn bedoeld om een ordelijk verloop van de dagelijkse gang van zaken in huis te regelen. Van de cliënt kan in de huisregels worden geëist dat hij zich gedraagt naar wat er in het maatschappelijk verkeer betamelijk is. De beperkingen die voor de cliënt in de huisregels besloten liggen, kunnen worden beschouwd als het onvermijdelijke gevolg van het verblijf in een instelling waar ook andere cliënten verblijven.

                                                                       

Wat is eigenlijk kwaliteit? Het antwoord op deze vraag is moeilijker te geven dan je in eerste instantie zou denken. Kwaliteit is een begrip dat niet altijd even concreet te beschrijven is, laat staan te meten. Wat voor de een kwaliteit is, is het nog niet voor de ander. En de kwaliteitseisen van mensen veranderd voortdurend.

Kwaliteit is:

- een subjectief begrip

- een relatief begrip

- aan inflatie onderhevig.

Kwaliteit is een subjectief begrip

Je kunt kwaliteit op verschillende manieren interpreteren. Zo kunnen cliënten heel tevreden zijn over het eten in de instelling terwijl de directie van dezelfde instelling ontevreden is omdat de prijs van de maaltijden te hoog is.

Kwaliteit is een relatief begrip

Zo zullen burgers van een welvarend land heel andere eisen aan de kwaliteit van zorg stellen dan burgers van een ontwikkelingsland. Of zal iemand die aan een zeldzame ziekte lijdt waarvoor weinig specialisten te raadplegen zijn, minder eisen stellen aan een arts dan iemand die lijdt aan een ziekte waarbij volop keuze is uit hulpverleners.

Kwaliteit is aan inflatie onderhevig

Wat we vandaag van goede kwaliteit vinden kan over een jaar niet meer goed genoeg zijn. Voortschrijdende inzichten en (technische) mogelijkheden in de zorg, maken dat de opvattingen over kwaliteit steeds zullen blijven.

Bron:  Boek SAW DC49 Kwaliteitszorg in de gehandicaptenzorg

 

 

 

Een nieuwe ontwikkeling binnen onze organisatie is het invoeren van het baxtersysteem. Een baxterverpakking (genoemd naar de geneesmiddelenfabrikant Baxter) is een rol doorzichtig plastic met dichtgesealde vakjes met opdruk. De opdruk vermeldt per vak de dag, de tijd van inname en de inhoud, en ook welke medicijnen van welke sterkte zijn ingesloten. Het verpakken per innametijd gebeurt met een speciale computergestuurde verpakkingsmachine. De tabletten worden gesorteerd in zakjes van transparante folie. Ieder zakje is voorzien van een duidelijke tekst (naam, datum, tijd en hoeveelheid). De zakjes worden op een afscheurbare medicijnrol geleverd. Deze rol past weer in een bijbehorende doos.De organisatie hoopt zo de fouten die er met medicatie gemaakt worden te verminderen. 

Op onze lokatie hebben de cliënten mogen kiezen tussen het baxtersysteem en het zelf innemen van de medicatie, Een aantal cliënten zette de medicatie ook zelf uit en de diensdoende begeleiding controleerde dit dan. Cliënten waren er trots op dat ze dit hadden geleerd. Indien men niet voor het baxtersysteem koos en zelf wilde blijven uitzetten,moesten de cliënten wel aan een aantal voorwaarden voldoen, zoals bijv. het doel en de bijwerkingen weten van de medicatie. 

Op mijn lokatie wordt de baxtermedicatie en overige medicatie/artikelen die via RMF zijn besteld, samen met de toedieningslijsten, geleverd door de bezorger van de apotheek. Bezorging vindt in principe plaats tussen 17.00 en 18.00 uur, iedere wonesdagavond. Indien er om 17.15 uur niet is geleverd, dan wordt er gebeld naar de apotheek door de dienstdoende begeleiding en men informeert wanneer er geleverd wordt. De bezorger neemt ook de lege baxterverpakkingen met daarin ook de RMF's voor de volgende levering mee. Op een RMF (Recept Mutatie Formulier) staat alle chronische medicatie. Verstrekking van de nieuw geleverde medicatie begint op donderdag. Bestellingen van medicatie worden op dinsdag verzorgd door de taakfunctionarissen en/of de dienstdoende begeleiding. De apotheek bestelt op vrijdag en krijgt de baxtermedicatie dinsdag binnnen.

Medicatiewijzigingen

De huisarts geeft wijzigigingen in de medicatie zelf door aan de apotheek. Dit wordt dan verwerkt in de volgende levering. Indien medicatie direct gebruikt moet worden dan komt er iemand van de apotheek om de huidige baxterrol op te halen, aan te passen en op tijd voor de volgende verstrekking terug te brengen inclusief een gemuteerde toedieningslijst.

Indien men een bezoek heeft gebracht aan een specialist, dan neemt de begeleider het recept mee en levert dit persoonlijk af bij de apotheek of vraagt de specialist dit door te faxen naar de apotheek. Belangrijk hierbij is ook de ingangsdatum. Dit wordt dan verwerkt in de volgende levering. Als medicatie direct gebruikt moet worden dan komt iemand van de apotheek om de huidige baxterrol op te halen, aan te passen, en op tijd voor de volgende verstrekking terug te brengen inclusief een gemuteerde toedieningslijst.

Kuurtjes(niet chronische medicatie) worden los geleverd met daarbij een aparte toedieningslijst. Telefonische bestellingen zijn niet mogelijk tenzij bij uiterste spoed.

Zelfzorgmedicatie is aanwezig in de medicijnkast. Bij verstrekking hiervan dit vermelden in de rapportage onder medicatie o.v.v. hoeveelheid en tijd.

Homeopatische medicatie mag verstrekt worden na overleg met de huisarts die dit weer doorgeeft aan de apotheek.

Van baxtermedicatie is geen enkele voorraadvorming toegestaan. Rollen mogen niet voor het moment van verstrekking gescheiden worden.

Baxtermedicatieverstrekking

Deze wordt door de dienstdoende begeleider verstrekt. Deze controleert de medicatie (a.d.h.v. omschrijving zakje),inname en tekent af op de toedieningslijst. Tevens verzorgt hij voor verstrekking/controle/toediening en aftekening van de niet deelbare medicatie (zalfjes, druppels e.d.). Om 10.00 uur 's morgens en om 22.00 uur 's avonds controleert de dienstdoende begeleider of de medicatie verstrekt is en parafeert de toedieningslijst.

Baxtermedicatie tijdens werkuren

Donderdagmorgen wordt een kopie van de toedieningslijst meegegeven aan cliënten voor het werk. Deze worden woensdagavond na levering door de dienstdoende begeleiding gekopieerd. Dagelijks krijgt de cliënt baxtermedicatie in gesloten verpakking mee naar het werk voor verstrekking door bevoegde begeleiding op het werk. De toedieningslijsten moeten 15 jaar bewaard worden. Als het niet gewenst/mogelijk is om medicatie mee te geven, dan is het aan de p.b.-er om goede afspraken te maken met werk voor levering van de dagelijkse medicatie.

Indien medicatie binnen een half uur na inname wordt uitgespuugd, dan dient de medicatie opnieuw te worden ingenomen, na overleg met apotheek en/of huisartsenpost, die dan direct dient te zorgen voor nieuwe medicatie. Dienstdoende begeleiding haalt deze direct op bij de apotheek of huisartsenpost.

Cliënten die medicatie zelf beheren, hebben de medicatievoorraad in hun eigen appartement. Afspraken m.b.t. het in eigen beheer hebben van medicatie worden door de p.b.-ers in het ondersteuningsplan vermeld.

                                          

In het begin zijn er wel wat problemen geweest. De bezorger was een keer vergeten de medicatie te brengen. Deze stond nog (op een andere plek dan normaal) bij de apotheek. De apotheker is toen thuis gebeld door ons en heeft alsnog de medicatie op onze lokatie gebracht. Ook hebben we twee  keer een tablet in een zakje ontdekt welke er niet in hoorde. Dit hebben we ook gemeld bij de apotheek en er bleek een fout gemaakt te zijn in het centrum waar men alles verpakt en klaarmaakt. Dus het is raadzaam altijd goed te kijken of het aantal tabletten wel klopt. Omdat tabletten qua kleur en vorm nog wel eens veranderen weet je helaas niet altijd of de juiste tabletten erin zitten. Daarnaast worden een aantal tabletten niet in het baxterzakje geleverd, zoals bijv. de pil bij een cliënt. Deze moet je dus naast het zakje apart geven en aftekenen.

Daarnaast volgt er 1x  per jaar een medicatiereview door de apotheker met de taakfunctionaris medicatie. De apotheker doet dit 1 x per 3 maanden met de huisarts, eventueel met de vraag of bep. medicatie nog nodig is. De huisarts moet 1 per 3 maand aangevend dat de apotheek de op de RMF vermelde medicatie geleverd mag worden door de apotheek.

Ik zelf heb een aantal jaren geleden de medicijntoets van mijn organisatie gehaald. Hierdoor ben ik bevoegd om medicatie uit te zetten en aan cliënten te geven. Daarnaast krijgen we elk jaar een opfriscursus diabetes opdat we ook zelf kunnen spuiten en waardes kunnen curven.

Stelling: door het gebruik van baxtermedicatie vermindert het aantal fouten in de medicatieverstrekking

 

De naam Estinea

De naam bestaat uit twee delen. Est staat voor oost, het gebied waar men actief is. Nea verwijst naar de nieuwe organisatie, maar ook naar de continue vernieuwing in de zorg en dienstverlening die men nastreeft, aansluitend op maatschappelijke ontwikkelingen en toenemend zelfbewustzijn van de cliënten.

 

Het beeldmerk

Het beeldmerk verbeeldt de manier waarop Estinea wil functioneren. De open structuur verwijst nadrukkelijk naar de open organisatie die ze willen zijn. Open naar cliënten, open naar de medewerkers, en open naar de samenleving. Daarnaast is men er zich als geen ander van bewust dat men alleen samen resultaat kan neerzetten. Die samenwerking en betrokkenheid spreekt evenzeer uit het beeldmerk. Het beeldmerk is opgebouwd uit twee kleuren groen.

 

Het corporate beeld

Het corporate beeld (schuin gekartelde vlak bovenaan het briefpapier) staat voor de samenleving waarin de mensen met een verstandelijke beperking integreren en dezelfde rechten en plichten hebben net als iedereen.

 

De slogan: Zorg met overtuiging

Zorgverlening is en blijft de kern van de organisatie. Die zorg verleent men met overtuiging. Men is niet alleen overtuigd van de noodzakelijkheid ervan, men is er evenzeer van overtuigd dat men in staat is die zorg te verlenen op een manier die de cliënten optimaal tot hun recht laten komen. De identiteit van de organisatie, het christelijke gedachtegoed vormt daarbij het uitgangspunt, uit overtuiging.

Bron: Intranet Estinea

 

Knelpunten binnen mijn organisatie

In een organisatie zijn er bijna altijd wel zaken die minder goed lopen of waar zelfs knelpunten kunnen ontstaan. Om knelpunten te kunnen ontdekken heb ik informatie verzameld vanuit diverse bronnen. Zo heb ik op de conferentiedag veel zaken van collega medewerkers vernomen welke zij vinden dat beter kunnen. Ook heb ik het hier met een collega over gehad die al langere tijd werkt binnen Stichting Estinea. Daarnaast heb ik de externe audit gelezen. Hierin staat genoteerd welke zaken verbeterd kunnen worden binnen Estinea. Natuurlijk heb ik ook mijn eigen ervaring en deze kan ik gebruiken om aan te geven welke knelpunten er zijn. Het volgende komt hierin naar voren.

Takenpakket is te breed voor Persoonlijk begeleiders:

Het takenpakket voor pb’ers wordt te breed en daardoor te veel. Hierdoor willen veel pb’ers terug naar de functie van assistent begeleider. Aanleiding hiervoor is dat je in de begeleiding hele uitlopende taken hebt. Je komt in aanrakingen met allerlei instanties en stichtingen. Hierin moet je vaak zelf de weg vinden. Ook moet je een ondersteuningsplannen maken van je cliënten en je moet hierbij voldoen aan verschillende richtlijnen. Ook moet je contact houden met familie en/of wettelijke vertegenwoordigers. Kortom: er wordt door pb’ers aangegeven dat ze vinden dat hun takenpakket te groot en te breed wordt waardoor je weinig tijd hebt om dingen met cliënten te kunnen doen. Ook het werken met de computer wordt door oudere werknemers soms als een probleem ervaren, met name de vele veranderingen in de ondersteuningsplannen, en het daarbij behorende computerprogramma.

                                           

 

Leeftijd werknemers:

Ook wordt aangegeven dat Estinea rekening moet houden met de leeftijd van hun werknemers. Er zijn veel oudere werknemers (40 plus) en die kunnen de vele veranderingen achter elkaar soms niet goed bijhouden. Dit is ook een reden waarom veel pb’ers terug gaan naar een andere functie zoals assistent begeleider.

 

Een probleem wat ook met de leeftijd van de werknemers te maken heeft is dat er meer jonge werknemers moeten komen. Op een gegeven moment gaan de oudere werknemers met pensioen en moet dit gat opgevangen worden door jongere werknemers. Veel werknemers geven aan dat Estinea meer zijn best moet gaan doen om jongeren te contracteren.

Mogelijke oplossingen: 

Takenpakket is te breed voor Persoonlijk begeleiders:

Een betere taakverdeling tussen de persoonlijk begeleider en assistent begeleider kan ervoor zorgen dat de druk bij de persoonlijk begeleider weggenomen wordt. Ook het bieden van scholing op gebieden van computers, zorgplannen etc. kan een oplossing bieden. Scholing kan plaatsvinden door het inschakelen van externen maar kan sinds kort ook door leercoaches van Estinea plaatsvinden. Daarnaast is het belangrijk om binnen je team aan te geven dat je last ondervindt van werkdruk. Collega's kunnen misschien hierin iets voor je betekenen door taken tijdelijk van je over te nemen.

Leeftijd werknemers:

Meer grote contracten aanbieden. Er zijn momenteel veel contracten met weinig uren binnen Estinea. Jongeren willen vaak fulltime of zo veel mogelijk werken aan het begin van hun carrière. Door contracten met 80 procent of meer aan te bieden komen er meer jongeren werken.

Knelpunt binnen mijn team:  via de PDCA CYCLUS

                                                   

In het werkoverleg van afgelopen mei is de teamscan besproken.

Hieruit is naar voren gekomen dat de onderlnge communicatie verbeterd kan worden. Een mogelijke oorzaak hiervan is dat het team al lang bij elkaar is en ook een hecht team is. Dat juist hierdoor niet altijd oprecht de waarheid aan elkaar werd verteld. Dit op een zakelijke manier en niet persoonlijk gericht.We hebben toen als team en met goedkeuring van de manager, besloten hier een leervraag van te maken. De PIPPer heeft hiervoor het leertraject formulier ingevuld.

PLAN

De onderstaande  verbeterthema's zullen aan de orde moeten komen:

1. Bewust zijn van eigen rol in de communicatie met anderen

2. Serieus genomen worden

3. Elkaar informeren en rapporteren.

DO

Ten aanzien van punt 1 is de leervraag in concreet en toetsbaar gedrag:

a. het aanspreken van je collega wat je wel of niet prettig vindt.

b. niet alles op jezelf betrekken (zakelijke houding aannemen)

Ten aanzien van punt 2 is de leervraag in concreet en toetsbaar gedrag:

c. zeg wanneer je je niet begrepen voelt.

Ten aanzien van punt 3 is de leervraag in concreet en toetsbaar gedrag:

d. in gesprek en overleg gaan met elkaar (delen waar je mee bezig bent)

e. ieder gesprek met de client rapporteren in Cura.

ACT

Het formulier is naar de taakgroep Personeel gegaan. Het oorspronkelijke plan was om in oktober 2011 een begin te maken met de leervraag communicatie. Deze zou worden gegeven door een leercoach. Nadat de naam van de coach bekend was vroegen enkele collega's zich af of dit wel een goed idee was. Een leercoach is namelijk een werknemer van Estinea dus eigenlijk ook een collega. Zij hadden namelijk prive wel eens contact met deze leercoach. Tijdens het werkoverleg van november hebben we dit besproken. Conclusie was dat we toch liever een externe coach hebben, niets ten nadele van de leercoach. De PIPP-er heeft dit doorgegeven aan de taakgroep Personeel en zij gaan hier verder mee aan de slag.

Na het volgen van de cursus vult iedere werknemer een evaluatieformulier in waarna deze naar Estinea wordt gestuurd.  Ook zal er worden geëvalueerd met de manager op het eerstvolgend werkoverleg. Daarnaast blijft het onderwerp communicatie als vast punt terugkomen op elke werkoverleg (CHECK)

De kwaliteitscirkel van Deming, ook wel bekend als de Plan - Do - Check - Act - Cyclus, geeft inzicht in hoeverre de gestelde doelen van een organisatie gerealiseerd worden en zorgt voor een continue kwaliteitsverbetering.

Doel                                                         

Het planmatig en cyclisch verbeteren van de processen van een organisatie door continu de resultaten te evalueren aan de hand van de gestelde doelen.

Toepassing

In situaties waarbij een verbeterslag gewenst is.                 

Opzet van de verandermethode                            

Hierboven is de kwaliteitscirkel van Deming schematisch weergegeven. Plan, Do, Check en Act zijn de belangrijkste stappen uit de cirkel.

Plan (afspreken):
In de planningsfase wordt een plan opgesteld waarin de beoogde resultaten worden beschreven en hoe dit gerealiseerd wordt. De doelstellingen worden SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) geformuleerd. Dit zijn de prestatie-indicatoren op basis waarvan het resultaat gemeten wordt.

Do (doen):
In deze fase worden alle activiteiten die ervoor moeten zorgen dat het resultaat bereikt wordt uitgevoerd. De resultaten worden telkens gemeten.

Check (evalueren):
Tijdens deze fase worden de gemeten resultaten vergeleken met de vooraf opgestelde doelen. Afwijkingen worden geanalyseerd en de oorzaken hiervan worden vastgesteld.

Act (onderneem actie):
Deze stap bestaat uit twee momenten.
Re-act (ingrijpen): Deze fase is erop gericht om bij te sturen wanneer is gebleken dat de doelen nog niet zijn behaald.
Pro-act (bezinnen visie): Deze fase wordt alleen gebruikt in complexe processen. Hierin wordt vastgesteld of er nog nieuwe resultaatgebieden of interventiestrategieën gebruikt kunnen worden in de ‘re-act’ of ‘plan’ stap.

Het is een continue cirkel, dus wanneer de laatste stap is afgerond kan aan de hand van deze stap weer naar de 'plan' stap gegaan worden. Zo blijft de cirkel constant in beweging. Plannen, meten, uitvoeren, bijsturen --> plannen, meten, uitvoeren, bijsturen enz.
Het gebruik van de Demming cirkel voorkomt dat de kwaliteit blijft 'hangen' in de plan- en do-fase. Je bent dan namelijk aan het sturen en niet besturen. Meten en bijsturen zijn belangrijke fasen om tot kwaliteitsverbetering te komen. Om deze methodiek goed te kunnen toepassen moeten doelen, resultaten en activiteiten meetbaar zijn geformuleerd.

Ontwikkeld door

William Edwards Deming heeft de kwaliteitscirkel ontwikkeld in 1948. Deming was statisticus en vooral bekend om zijn werk in Japan. Daar leerde hij het management de principes van Statistische Proces Controle (SPC), een voorloper van Total Quality Management (TQM).

Bron: Nederlands Jeugd Instituut

 

                                                   

Estinea probeert via verschillende manieren de kwaliteit binnen de instelling te verbeteren.

Hieronder staat op welke manier er aan kwaliteitsverbetering wordt gewerkt met een bijbehorende toelichting.

 

Kwaliteitshandboek

In het kwaliteitshandboek staat de opzet en het functioneren beschreven van het kwaliteitssysteem. Een kwaliteitshandboek is als het ware de schriftelijke weergave van het kwaliteitssysteem: het geeft duidelijkheid over wat is afgesproken in de organisatie die kwalitatieve goede zorg- en dienstverlening te bieden aan cliënten en een goede werkgever te zijn voor medewerkers.

Het doel van het kwaliteitshandboek is inzicht te geven in hoe Estinea werkt aan kwaliteit middels het kwaliteitsmanagementsysteem.

Voor externen is het kwaliteitshandboek een “tastbaar” bewijs dat er een kwaliteitsmanagementsysteem is, intern is het een duidelijk handboek voor het management en andere medewerkers bij het uitvoeren van het kwaliteitsbeleid.

Daarnaast kan het handboek ook nog een functie hebben bij het inwerken en bijscholen van medewerkers.

Een kwaliteitsmanagementsysteem houdt in: zeggen wat je doet, doen wat je zegt. Dat betekent in de praktijk dat de organisatiestructuur, bedrijfsprocessen, randvoorwaarden en handelingen van de medewerkers vastgelegd worden in procedures en protocollen. Dit zorgt ervoor dat de zaken zo veilig, efficiënt en goed mogelijk gebeuren, en dat komt de zorg voor de cliënten ten goede.

 

Visie en missie

In de visie en missie kun je beschrijven wat je als instelling voor ogen hebt om te willen bereiken. Door dit op papier te zetten is het duidelijk voor de buitenwereld maar ook voor je eigen werknemers. Door de missie en visie centraal te zetten is er voor de werknemers duidelijk wat het doel is in het begeleiden van de cliënt.

 

Visie

Ieder mens is uniek en heeft eigen mogelijkheden en beperkingen. Mensen met een (verstandelijke) beperking verschillen hierin niet principieel van andere mensen. Zij zijn gewoon burgers in onze samenleving. Onze zorg- en dienstverlening is er dan ook op gericht om hun woon-, leef- en werkomstandigheden volgens hun keuze te

organiseren (al dan niet ondersteund door ouders en / of contactpersonen) en hen in staat te stellen een eigen plaats in de samenleving in te nemen en een zoveel mogelijk zelfstandig leven te leiden.

Een bevoogdende manier van werken maakt steeds meer plaats voor een aansporing tot zelfwerkzaamheid en zelfredzaamheid. Uitgangspunt daarbij is wat iemand kan en niet wat iemand niet kan. De kern van de zorg- en dienstverlening van Estinea is dan ook de gerespecteerde en geaccepteerde keuzevrijheid die leidt tot een vraaggestuurde manier van werken.

Deze ondernemingsvisie is gebaseerd op een vijftal cultuurpijlers die door de organisatie in overleg met alle geledingen zijn vastgesteld: christelijke identiteit, mensgerichtheid, professionaliteit, netwerkvaardigheid en ondernemerschap.

De cultuurpijlers geven tevens de ambities weer. Die ambities zijn geconcretiseerd in meetbare doelen, zodat wij in 2012 kunnen constateren of we die ook daadwerkelijk hebben waargemaakt.

 

Missie

De doelstellingen die op basis van de missie voor de komende vier jaar zijn vastgesteld, zijn:

- Cliënten van Estinea wonen in 2012 allemaal kleinschalig ( Estinea definieert kleinschalig: 14 appartementen + 2 gezamenlijke appartementen)

- Driekwart van de cliënten van Estinea werkt en leeft in 2012 in de maatschappij

Zo komen cliënten tot hun recht en kunnen ze zich optimaal ontplooien.

Per jaarplan staat beschreven welke stappen worden gezet om richting bovenstaande doelstellingen te komen. Jaarlijks komt de voortgang op deze doelstellingen tijdens de management review aan de orde.

De hoofdlijnen van de genoemde visie van de organisatie zijn uitgewerkt in het ondernemingsplan. Dit plan is onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur, in samenwerking met medewerkers en cliënten tot stand gekomen. In dit plan wordt o.a. duidelijk de visie en de doelstellingen van de organisatie weergegeven.

Daarnaast is Estinea HKZ-gecertificeerd

Procedures en protocollen leggen vast wat wel en niet kan en hoe men omgaat met wat er zich allemaal kan voordoen. Als een van de eerste organisaties op het gebied van gehandicaptenzorg heeft Estinea de dagelijkse gang van zaken zo georganiseerd dat men daarvoor de HKZ-certificering heeft ontvangen. Daaruit blijkt dat men de zaken intern goed op orde heeft, de cliënt principieel centraal stelt en voortdurend werkt aan verbetering van de zorg- en dienstverlening. Voor Estinea en voor haar cliënten een extra bevestiging dat men op de goede weg zijn.

Kwaliteit is mensenwerk

Overigens laat dit natuurlijk onverlet dat de echte kwaliteit merkbaar is in de dagelijkse omgang van begeleiders met cliënten. Het hart van onze kwaliteit staat niet op papier of harde schijf, maar is gelegen in het contact van mens tot mens.

Wanneer een organisatie het HKZ-keurmerk behaald heeft, HKZ-gecertificeerd is, heeft die organisatie een kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan eisen die vanuit de sector zelf, door financiers, cliënten en de overheid worden gesteld. Het keurmerk biedt een basisgarantie voor kwaliteit. De gecertificeerde instelling heeft het werk zodanig georganiseerd dat aan alle voorwaarden is voldaan omoptimale zorg te kunnen leveren. Het perspectief van de cliënt is daarbij altijd het vertrekpunt. Het HKZ-keurmerk betekent dat een organisatie:

- de zaken intern goed op orde heeft

- de klant principieel centraal stelt

- betrouwbare resultaten kan presenteren

- voortdurend werkt aan het verbeteren van de zorg-/dienstverlening.

 

Interne audit

Er wordt een interne auditor door Estinea ingeschakeld om te kijken of iedereen zich aan de voorgeschreven richtlijnen en protocollen houdt, binnen de instelling. Een auditor houdt zich hiermee bezig en maakt aan de hand van zijn onderzoek een rapport. Hierin staat beschreven wat er goed gaat en niet goed gaat binnen de instelling. Ook staan hierin adviezen in hoe je dit kunt realiseren.

Er wordt bewust een interne auditor ingeschakeld voordat er een externe audit komt.

Externe audit

Jaarlijks vindt de externe audit plaats, deze is bedoeld om na te gaan of wij voldoen aan de kwaliteitseisen zoals opgesteld in de HKZ normen. Bij Estinea zijn de HKZ normen verankerd in onze werkwijze, denk hierbij o.a. aan het methodisch werken met ondersteuningsplannen en de daarbij behorende evaluaties, protocollen, maar ook het borgen, dat afspraken worden nagekomen en dat zaken die niet goed lopen verbeterd worden.

De planning van de externe audit en de uitkomsten van de externe audit zijn hieronder aangegeven.

Een externe auditor kijkt of de instelling voldoet aan alle voorschriften waaraan een zorginstelling moet voldoen. Deze audit maakt duidelijk of de instelling voldoet aan de eisen van een keurmerk.

 

    

 

Binnen het team waar ik werk vindt op de 1e maandag van de maand een werkoverleg plaats. Hierbij zijn alle teamleden aanwezig en de manager. Er wordt gewerkt volgens een vooraf opgestelde agenda. De notulist maakt, in overleg met de voorzitter, de agenda. Er wordt elk jaar een lijst opgesteld wie, wanneer voorzitter of notulist is. 

Daarnaast zijn er clustervergaderingen. Dit houdt in dat er  per keer twee cliënten worden besproken. De cliënt heeft de keuze om hier al dan niet bij te zijn. Tevens zijn dan de persoonlijkbegeleider aanwezig van de betreffende cliënt, een assistent begeleider en de dienstdoende begeleider. Vantevoren wordt er een verslag gemaakt over de afgelopen periode. Dit verslag wordt met de cliënt besproken en collega's kunnen hierop ook reageren. Een clustervergadering dient 2 keer per jaar met een cliënt te worden gehouden. Na de clustervergadering worden alle bevindingen en afspraken van de betreffende cliënt in Cura gezet onder het kopje evaluatieverslag.

In de CAO van de gehandicaptenzorg staat er het volgende over beschreven:

 

Werkoverleg

Iedere werknemer, behalve de oproepkracht, is verplicht

om minimaal 4 maal per jaar aanwezig te zijn bij het werkoverleg.

Werkoverleg is arbeidstijd en hoort gewoon bij je

functie.

Stelling:

1 keer per maand een werkoverleg is te weinig voor goede communicatie in het team waarin je werkt.

 

 

POP-gesprekken binnen mijn organisatie / werk-/stageplek

 

Elke werknemer heeft een keer in de twee jaar een POP-gesprek. 

Eerder was dit 1 keer per jaar. Voorafgaand aan dit gesprek vult de pipper van het team een competentielijst in over je. De pipper is een persoon uit het team die communiceert met de manager over zaken die in het team spelen. De pipper vult tevens van iedereen uit het team de competentielijst in waarin gekeken wordt of je voldoet aan het competentieprofiel wat gevraagd wordt bij de functie die je hebt.

 

Vervolgens mag je een willekeurige collega uitzoeken die deze competentielijst over jou invult en ook zelf vul je deze in. Aan de hand van deze lijst heb je een POP- gesprek. Hierin wordt gekeken of je past bij het competentieprofiel wat bij je functie wordt gevraagd. Hierna heb je een POP-gesprek met je manager. Je bespreekt hierin o.a. je leerdoelen voor de komende tijd. Na het gesprek met de manager vul je een POP-formulier in waarin de gemaakte afspraken komen en onderwerpen die je hebt besproken.

POP is de afkorting voor Persoonlijk Ontwikkelplan

Pipper is de afkorting voor Primus Inter Pares

 

In de CAO van de gehandicaptenzorg staat er het volgende over beschreven t.a.v. :

 

Periodiek gesprek

Daarnaast heb je het recht op, in de regel jaarlijks, een periodiek gesprek. Hiervoor kan je een verzoek indienen, het gesprek moet dan binnen 3 maanden worden gevoerd.

Tijdens een periodiek gesprek kun je in ieder geval de volgende punten bespreken:

• Je functioneert in relatie tot je functiebeschrijving;

• Loopbaanwensen en ontwikkelingsperspectief;

• Het recht op loopbaanadvies 1 keer per 4 jaar;

• De mogelijkheden om afspraken te maken over jouw levensfase en     werktijden;

• Afspraken over geld voor persoonlijke ontwikkeling.

De Pipper (Primus Inter Pares) heeft daarnaast ook nog gemiddeld een keer per maand een gesprek met de manager van onze lokatie. Vooraf wordt er een agenda gemaakt met punten die besproken zullen worden.

De primus inter pares (eerste onder de gelijken) is de proces bewaker t.a.v. zelfsturing binnen zijn team. Hij/zij moet zicht hebben over dat gene wat zich binnen het team afspeelt, moet problemen kunnen signaleren en hierop kunnen inspelen, of aanzetten tot het zoeken van oplossingen. De PIP`er is voor zowel het team als de regiomanager het eerste aanspreekpunt als het gaat om de zelfsturing binnen het

team. De PIP`er zit bij POP gesprekken van alle collega`s.

Vaardigheden;

De PIP`er moet beschikken over;

- sociale vaardigheden

- communicatieve vaardigheden

- vaktechnisch inzicht

- bedrijfskundig inzicht: verder kunnen kijken dan het team

Taken en bevoegdheden;

 

Interne afstemming binnen team

Ziet toe op de invulling van de takenmatrix dus verdeling van taken, zorgt dat deze worden geëvalueerd en dat taken met enige regelmaat worden gerouleerd.

Heeft aandacht voor de uitvoering van de taken volgens de gemaakte afspraken .

Onderneemt actie bij regeltaken bijvoorbeeld gemaakte afspraken tijdens scholing en / of teambijeenkomsten.

Kent de competentie profielen van de organisatie en weet wat er van een huishoudelijke medewerker, helpende, assistent begeleider en persoonlijk begeleider wordt verwacht.

Neemt actief deel tijdens de POP gesprekken van alle collega`s.

Eerste aanspreekpunt voor zowel het team als de regiomanager als het gaat om het proces van zelfsturing.

Externe afstemming

Ziet erop toe en onderneemt zonodig actie als communicatie naar buiten stroef verloopt.

b.v informatie-uitwisseling en andere contacten met de afdelingen van het CB en andere locatie`s, het geven van reactie`s en antwoorden op concrete vragen.

 

Organisatie van de besluitvorming

Ziet erop toe dat tijdens vergaderingen maar ook in de dagelijkse praktijk besluiten worden genomen op een eenduidige manier en dat deze worden vastgelegd, zodat alle teamleden hiervan op de hoogte zijn en dit kunnen uitvoeren

 

Realiseren van groepsdoelen

Zorgt ervoor dat er jaarlijks een TOP en een jaarplan voor de locatie tot stand en dat de doelen uit het jaarplan regelmatig aan de orde komen tijdens het teamoverleg.

Aandacht schenken aan interne discipline

Heeft aandacht voor de sfeer en het werkplezier van het team en dat ieder de taken uit kan voeren die nodig zijn.

Vakantie

Iedere werknemer heeft 166 uur vakantie per jaar.
Uiteraard geldt dat vakantie naar rato wordt toegekend als je
parttime werkt.
Door de werkgever wordt in overleg met jou bepaald
wanneer je vakantie opneemt. Per jaar kan je in ieder geval
minimaal 3 weken aaneengesloten vakantie opnemen.

PBL verlof

Sinds 1 januari 2010 heb je naast vakantie recht op
een aantal uren PBL-verlof per jaar, naar rato van je
dienstverband. In 2010 zijn dit 20 uur, in 2011 25 uur, in 2012
30 uur, en vanaf 2013 blijft dat aantal 35 uur PBL-verlof per
jaar.
Werknemers boven de 45 jaar oud kunnen recht hebben op
meer uren PBL-verlof.
Je kan het verlof sparen bij je werkgever, maar ook storten
op je levenslooprekening. Je kan zelf bepalen welke manier
van sparen en opnemen het best bij jou past.

 

Verlof op feestdagen

Als een feestdag op een doordeweekse dag valt, heb je
vrij met behoud van salaris. Dit geldt voor de volgende
feestdagen:
- Nieuwjaarsdag;
- Tweede Paasdag;
- Koninginnedag (nationaal erkende feestdag);
- 5 mei;
- Hemelvaartsdag;
- Tweede Pinksterdag;
- Eerste en Tweede Kerstdag.

Je krijgt voor elke doordeweekse feestdag 7,2 uur
feestdagenverlof, naar rato van je dienstverband.
De werkgever kan in overleg met de ondernemingsraad een
andere regeling afspreken voor compensatie van feestdagen
voor werknemers die in wisselende dienst werken.

Verlof voor bijzondere situaties

In een aantal bijzondere situaties kan de werknemer
doorbetaald verlof krijgen voor een beperkte tijd.
Bij de volgende gebeurtenissen heb je recht op verlof

1 Familie in de 1e graad zijn: ouders en kinderen.
2 Familie in de 2e graad zijn: grootouders, kleinkinderen, broer en zus.

- Verhuizing in opdracht van werkgever 2 dagen
- registratie partnerschap van
  een lid van het gezin 1 dag
- Huwelijk, registratie partnerschap
  familie in 1e1 en 2e2 graad werknemer of 1 dag
  echtgenoot/partner
- Huwelijksfeest 25 of 40 jaar van werk- 1 dag
  nemer
- Huwelijksfeest 25, 40, 50 of 60 jaar van
  (pleeg)ouders werknemer of echtgenoot/ 1 dag
  partner
- Dienstjubileum van 25 of 40 jaar 1 dag
- Overlijden van de echtgenote, partner, vanaf overlijden
  (pleeg)kinderen en (pleeg)ouders werk- t/m dag crematie/
  nemer of echtgenoot/partner begrafenis
- Overlijden van familie in 2e graad
  werknemer of echtgenoot/partner 1 dag
  Je hebt alleen recht op een vrije dag als je de betreffende
  dag staat ingeroosterd. Je dient 14 dagen van tevoren te
  melden dat je gebruik wenst te maken van bovenstaande
  verlofdagen. Uiteraard geldt dit niet bij overlijden.
  Mocht je bij ziekte in het gezin regelingen moeten treffen
  om de zorg te regelen dan kan je hiervoor maximaal 24 uur
  betaald verlof op jaarbasis krijgen. Voor een parttimer geldt
  dit naar rato.

Als je gaat trouwen, een geregistreerd partnerschap
of een samenlevingsovereenkomst aangaat dan kun je
aanspraak maken op 2 extra vakantiedagen (14,4 uur) in dat
kalenderjaar. Voor een parttimer geldt dit naar rato

 
Je hebt alleen recht op een vrije dag als je de betreffende dag staat ingeroosterd. Je dient 14 dagen van tevoren te melden dat je gebruik wenst te maken van bovenstaande
verlofdagen. Uiteraard geldt dit niet bij overlijden.
Mocht je bij ziekte in het gezin regelingen moeten treffen
om de zorg te regelen dan kan je hiervoor maximaal 24 uur
betaald verlof op jaarbasis krijgen. Voor een parttimer geldt
dit naar rato.
Als je gaat trouwen, een geregistreerd partnerschap
of een samenlevingsovereenkomst aangaat dan kun je
aanspraak maken op 2 extra vakantiedagen (14,4 uur) in dat
kalenderjaar. Voor een parttimer geldt dit naar rato.

Reiskosten woon-werkverkeer                        

1. De werkgever treft een regeling voor de vergoeding van de kosten, voor de werknemer verbonden aanhet eenmaal dagelijks heen en weer reizen van zijn woning naar zijn werk.

2. De in lid 1 bedoelde regeling wordt niet vastgesteld of gewijzigd of ingetrokken dan met instemming van de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging.

3. Indien de in lid 1 en 2 bedoelde regeling niet tot stand komt heeft de medewerker ter zake van het eenmaal dagelijks heen en weer reizen van zijn woning naar zijn werk tenminste recht op vergoeding van de reiskosten gebaseerd op de laagste klasse van het openbaar vervoer, alsmede de kosten voortvloeiend uit gebruik van brug, tunnel of veer, tot ten hoogste een bedrag van € 120,64 per maand per 1 januari 2009 en € 122,57 per maand per 1 januari 2010. Indien de medewerker ten gevolge van het uitvoeren van een gebroken dienst, als bedoeld in artikel 6:6 lid 8, meer dan eenmaal dagelijks heen en weer dient te reizen van zijn woning naar zijn werk heeft hij recht op vergoeding van de kosten van het heen en weer reizen tussen de gebroken diensten.

4. Op de in lid 3 omschreven vergoeding komt in mindering een eigen bijdrage van de werknemer ad € 56,66 per maand per 1 januari 2009 en € 47,57 per maand per 1 januari 2010. De vermindering door de eigen bijdrage vindt niet plaats over de kosten die zijn vergoed op grond van de laatste zin van lid 3 ten aanzien van de kosten voor het woon-werkverkeer tussen gebroken diensten.

5. De werknemer die gedurende minder dan 5 dagen per week werkzaam is ontvangt de in lid 3 omschreven vergoeding naar rato van het aantal werkdagen, waarbij de in lid 4 genoemde eigen bijdrage eveneens naar rato wordt verminderd.

6. Op verzoek van de werkgever dient de werknemer de bescheiden te overleggen op basis waarvan de tegemoetkoming kan worden vastgesteld.

7. De in lid 3 en lid 4 genoemde bedragen worden jaarlijks gelijktijdig met de wijziging van de vervoerstarievenvan de NS met een zelfde (gemiddeld) percentage aangepast.

Stelling:

Reiskostenvergoeding is onzin; je moet gewoon dicht bij je werk gaan wonen.

Verhuiskosten     

            

            

1. De in lid 1 bedoelde regeling wordt niet vastgesteld, gewijzigd of ingetrokken dan met instemming van de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging.

3. Indien de in lid 1 en 2 bedoelde regeling niet tot stand komt, heeft de werknemer die bij het aangaan van CAO Gehandicaptenzorg 44 2009 - 20 het dienstverband of gedurende zijn dienstverband verplicht wordt te verhuizen, aanspraak op een vergoeding van verhuiskosten met inachtneming van het bepaalde in lid 4.

4. Bij toepassing van lid 3 bestaat de verhuiskostenvergoeding uit:

- vergoeding van de werkelijke kosten van transport door een erkend verhuisbedrijf van bagage en inboedel van de werknemer naar de nieuwe woning;

- vergoeding van herinrichtingskosten ten bedrage van maximaal 12% van het jaarsalaris inclusief de vakantietoeslag met een maximum van bruto € 9076,- .

Overwerk

Van overwerk is sprake als je in opdracht van de werkgever

incidenteel meer werkt dan op basis van je werktijdenregeling

of rooster is afgesproken. De overschrijding van de

arbeidsduur wordt gemeten op half jaarbasis (referteperiode).

Als aan het einde van deze referteperiode meer

gewerkte uren niet zijn gecompenseerd, dan krijg je een

overwerkvergoeding. Overwerk van een half uur of korter

voorafgaand aan of aansluitend op de afgesproken werktijd

komt niet voor vergoeding in aanmerking. Overwerk langer

dan een half uur wordt afgerond op een heel uur. Duurt het

overwerk langer dan een uur, dan vindt er afronding plaats

naar boven op halve, respectievelijk hele uren.

De vergoeding voor overwerk bestaat voor fulltimers uit

verlof gelijk aan het aantal overgewerkte uren. Bovendien

ontvang je een geldelijke toeslag, die al naar gelang het

tijdstip waarop je hebt overgewerkt, varieert van 25% tot

100% van je uurloon. Werknemers met een salaris boven

inpassingsnummer 48 krijgen de vergoeding alleen voor

zover het aantal extra gewerkte uren meer dan 6 uur

gemiddeld per week bedraagt.

Stelling: Overwerk compenseren met vrije tijd leidt tot meer overwerk.

Scholing

                                                                                     

Naast sociaal beleid maakt de ondernemingsraad met de

werkgever ook afspraken over de scholing en persoonlijke

ontwikkeling binnen de organisatie

Hallo lezers,

Welkom op mijn weblog over het bevorderen van kwaliteit binnen de gehandicaptenzorg. Dit is een opdracht voor mijjn studie MMZ4 welke ik volg op het Graafschapcollege te Doetinchem. Daarnaast ben ik sinds 2001 werkzaam als assistent-begeleidster bij Stichting Estinea te Aalten, lokatie Piet Heinstraat.

In de komende tijd ga ik invulling geven aan deze weblog. Ik wens jullie alvast veel leesplezier en hopenlijk krijg ik leuke reacties.

Groeten, Angelique