Voortgangsverslag week 1 – 29 augustus t/m 4 september 2011

Een voortgangsverslag over week 1 van de stage is niet verplicht, maar ik vind het wel leuk om alsnog een verslag over deze week te schrijven. Ik zal daarom week 1 van mijn stage in het kort beschrijven.

Mijn eerste week op mijn stage is mij erg goed bevallen. Ik heb kennis leren maken met de taken die de leidinggevenden binnen het bedrijf moeten uitvoeren. Zo mocht ik meteen al de voorraden opschrijven van de AGF-afdeling, de vleesafdeling en de ultra vers afdeling. Dit houdt in dat je noteert hoeveel dozen of hoeveel verpakkingen zich er van elk artikel van deze afdeling in de winkel bevinden. De filiaalmanager of een assistent van de filiaalmanager maakt hiermee de bestelling voor de volgende dag.

Ook heeft de filiaalmanager, Robin van Leenen, mij alles uitgelegd over de kluis. Hij heeft mij daarbij laten zien hoe je een bankstorting moet maken. Als er die dag veel geld is verdiend, moet de leidinggevende die op dat moment aanwezig is, ’s avonds het geld storten. Ook heeft Robin mij uitgelegd hoe je het kasverschil weer op nul euro moet instellen, zodat er elke dag zonder kasverschil de winkel afgesloten kan worden.

Een aspect dat voor mij wel erg wennen was, is het vroege opstaan. Bij dit filiaal van de Lidl begint de (assistent) filiaalmanager en een ander personeelslid al om 6.30 uur met werken. Dit houdt voor mij in dat ik al om 5.10 uur moet opstaan om op tijd te komen. Toen ik vrijdagochtend aankwam bij de Lidl, brandde het licht nog van de winkel. De filiaalmanager vertelde mij dat er dan ’s nachts het alarm was afgegaan. Hij liet mij vervolgens zien hoe je dit alarm weer moest resetten.

Tot slot mocht ik naar een ander filiaal in Spijkenisse bellen, omdat er een klant was met een vraag. De klant wilde graag een product kopen, dat niet meer aanwezig was in het filiaal waar ik stage loop. Ik mocht daarom naar een ander filiaal bellen om te vragen of zij dit product nog wel verkochten.

Dit weekend ga ik goed uitrusten om weer helemaal fit te beginnen aan week 2 van mijn stage!

Week 1 – Kennismakingsgesprek

Op maandag 29 augustus 2011 begon mijn eerste stagedag bij de Lidl, filiaal winkelcentrum Sterrenhof. Ik moest deze dag al om 6.30 uur beginnen met werken. ’s Middags had ik een gesprek over mijn stage met de filiaalmanager, Robin van Leenen. Tijdens dit gesprek heb ik mijn leerdoelen met hem besproken. Ik heb met hem besproken hoe ik ze moet verwezenlijken. Mijn eerste leerdoel is dat ik graag wil leren welke keuzes je moet maken binnen een bedrijf als je op de proef gesteld wordt. Robin vertelde dat je dit niet snel zult leren. Het kan soms erg moeilijk zijn. Je moet prioriteiten kunnen inschatten en je moet deze kunnen stellen op winkelniveau. Als voorbeeld gaf hij wat je moet doen als de vrachtwagen veel vracht langs komt brengen, je winkel een rommel is, het druk is in de winkel en de groenteafdeling (AGF) nagelopen moet worden en je slechts 4 man personeel ter beschikking hebt. Je moet dan beslissen wat je het belangrijkst vindt wat op dat moment het eerst gedaan moet worden.

Mijn tweede leerdoel is dat ik graag zou willen leren hoe je leiding moet geven aan het personeel van het bedrijf. Robin vertelde dat dit erg moeilijk is als je stagiaire bent binnen een bedrijf. Veel personeelsleden zullen namelijk niet van stagiaires aanwijzingen accepteren. Daarnaast ben ik ook nog een weekendhulp in dit filiaal. Veel van mijn collega’s zullen daarom niet accepteren dat ik ineens leiding kan en mag geven. Wel mag ik van Robin in de komende 8 weken kassalades met personeelsleden tellen. Hiermee bedoelt hij dat ik tegen mijn collega’s moet zeggen dat ze een kassalade moeten gaan tellen, zodat ze kassa kunnen draaien. Wel kan ik als voorbeeldfunctie dienen voor mijn collega’s. Robin gaf als voorbeeld dat als ik samen met nog twee collega’s door de winkel loop en ik zie een stuk plastic op de grond liggen en ik dit op pak, zij volgende keer hetzelfde voorbeeld zullen volgen. Zolang ik over dit stuk plastic heen stap, zullen zij het mogelijk één of twee keer wel opruimen, maar bij de derde keer ook niet meer. Zolang de baas (of een andere leidinggevende) over het stuk plastic heen stapt, zullen zij hetzelfde voorbeeld volgen. Immers, de baas raapt het ook niet op. Dit voorbeeld wordt ook wel lead by example genoemd.

Mijn derde leerdoel is dat ik graag wil leren hoe je een personeelsplanning moet maken. Robin zei dat ik een aantal keer met hem mee mag kijken als hij deze gaat maken. Hij zal mij hier dan alles over uitleggen. Zo vertelde hij dat je tijdens het maken van een personeelsplanning moet kijken naar de verwachte omzet van die week. Hier mag hij dan een beperkt aantal personeelsleden voor inzetten. Later tijdens mijn stage zal ik zelfstandig de personeelsplanning maken, die hij dan vervolgens na zal kijken en definitief zal maken.

Mijn vierde leerdoel is dat ik graag zou willen leren hoe je met voorraden en bestellingen van een winkel om moet gaan. Bij de Lidl wordt de voorraad dagelijks besteld. Er vinden dan ook zeven verschillende bestellingen plaats: brood, AGF (aardappelen, groenten, fruit), vlees, ultra vers (dit zijn o.a. salades, verse aardappelen en versgeperste vruchtensappen), diepvries, koeling en KW (de overige voorraden van de winkel). Robin zal mij de komende acht weken uitleggen hoe elke bestelling gemaakt dient te worden. Vervolgens mag ik zelf de bestelling maken, die hij daarna controleert. Als hij dan in orde is, kan hij hem versturen naar het distributiecentrum.

Mijn vijfde en laatste leerdoel is dat ik graag zou willen leren hoe je de administratie van een winkel bij moet houden. Robin vertelde dat hij mij dit ook uit zal leggen tijdens mijn stage.

Hij is hiermee bereid om mij te helpen met het verwezenlijken van al mijn leerdoelen. Hieraan zijn echter wel twee voorwaarden verbonden. De eerste voorwaarde is dat ik goed mijn best moet doen en mij goed moet inzetten, dan wil Robin mij alles leren. De tweede voorwaarde is dat Robin ook de tijd moet hebben om mij te begeleiden, hij zal zich niet altijd aan de gemaakte planning kunnen houden, bijvoorbeeld wegens drukte in de winkel. Als bijvoorbeeld het brood bestellen op de planning staat en het erg druk is in de winkel, dan wil hij mij dit liever de dag erna uitleggen hoe dit gaat, wanneer het rustiger is in de winkel.

Daarnaast heb ik ook twee competenties uitgekozen. De eerste competentie is:

4,6       Om te werken als ondernemer, toont hij een groot doorzettingsvermogen.

1.Doelgericht zijn, in staat zijn eigen doel te bepalen, toont vastberadenheid.

Robin zal mij helpen met het verwezenlijk van deze competentie. Zo gaf hij als voorbeeld dat Robin mij tijdens mijn stage een aantal opdrachten zal geven, die ik binnen een bepaalde tijd moet zien te voltooien. Hiermee kan ik de gekregen taak, mijn doel, zelfstandig oplossen.

De tweede competentie die ik heb gekozen, is:

7,3       Om te groeien als ondernemer, leert hij van zijn fouten.

2.Verschillen tussen verwachting en behaald resultaat / werkelijkheid onderkennen, van daaruit de consequenties onder ogen zien en stappen zetten om in de toekomst succesvoller te presteren.

Robin vertelde dat je als beginner een aantal fouten zult maken. Deze kan je in het vervolg alleen voorkomen door ervan te leren. Ik zal daarom ook ongetwijfeld fouten maken. Hier zal ik echter wel van leren. Daarmee verwezenlijk ik gelijk mijn tweede competentie.

Ook heb ik samen met Robin het Plan van Aanpak besproken. Robin gaat akkoord met de activiteiten- en mijlpalenplanning. Hij zei dat als ik vragen heb over Lidl of over iets anders, ik dit altijd aan hem kan vragen. Daarnaast kan ik hem altijd bereiken op zijn mobiele nummer. Tot slot ging Robin akkoord met de deelvragen die ik bedacht heb voor de organisatieanalyse. Als ik ook hier vragen over heb, kan ik deze altijd aan hem stellen.

Tot slot heb ik met Robin een planning gemaakt waarin staat wat hij mij elke week zal leren. Deze planning volgt hieronder:

Week 1:

Tijdens deze week zal ik inzicht krijgen in de werkzaamheden van de leidinggevenden (deze leidinggevenden worden ook wel kaderleden genoemd). Hieronder vallen taken als kantoor, administratie, bestellingen en de vracht.

Week 2:

Deze week zal ongeveer hetzelfde zijn als week 1. Er zal mij nog meer worden uitgelegd welke taken de leidinggevenden dagelijks moeten volbrengen.

Week 3/4/5/6/7/8:

Tijdens deze weken zal mij worden uitgelegd hoe je moet werken met voorraden en bestellingen van een winkel. Daarbij zal mij eerst worden uitgelegd hoe je de bestelling van het brood moet maken, omdat dit de makkelijkste bestelling is. Daarna zal worden ingegaan op de bestelling van AGF, vlees, ultra vers, diepvries, koeling en tot slot de moeilijkste bestelling: KW (de bestelling van de rest van de winkel). Tot slot zal ik zelfstandig de bestellingen maken, die vervolgens worden gecontroleerd, voordat deze verzonden worden naar het distributiecentrum. Omdat het uitleggen van al deze bestelling veel tijd kost zal dit verspreid worden over week 3, 4, 5, 6, 7 en 8.

Week 4:

Op 20 september 2011 zal er een balans plaats vinden in het filiaal. Dit houdt in dat een aantal personeelsleden de gehele winkelvoorraad zullen tellen. Naast de voorraad tellen, moet er door de leidinggevenden ook veel ‘voorwerk’ worden gedaan. Hier zal ik ook alles over leren.

Ik kijk erg uit naar de weken die nog zullen komen en naar alle taken die mij uitgelegd zullen worden. Ik hoop aan het einde van mijn stage al mijn leerdoelen en de competenties te hebben volbracht!